Privacyverklaring – HSP in Balans

Laatst bijgewerkt: juli 2026

HSP in Balans gaat zorgvuldig en respectvol om met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leg ik uit welke gegevens ik verzamel, waarom ik dat doe, hoe ik ze bescherm en welke rechten jij hebt.

HSP in Balans is onderdeel van Spirit Wings.

Spirit Wings
Schalkeroord 407
3079 WH Rotterdam

E-mail: info@hspbalans.nl
Website: www.hspbalans.nl

KvK: 58722580
BTW: NL001622720B10

1. Persoonsgegevens die ik verwerk

Wanneer je contact opneemt, een afspraak maakt of gebruikmaakt van een dienst van HSP in Balans, kan ik de volgende persoonsgegevens verwerken:

• je naam;

• je e-mailadres;

• je telefoonnummer;

• je adresgegevens, wanneer dit nodig is voor administratie of facturatie;

• gegevens die je zelf deelt via een contactformulier, e-mail, WhatsApp of tijdens een sessie;

• informatie over je hulpvraag, gevoeligheid, klachten, gezinssituatie of persoonlijke omstandigheden, voor zover jij deze zelf met mij deelt;

• gegevens over gemaakte afspraken;

• betaalgegevens;

• factuurgegevens;

• technische gegevens bij websitebezoek, zoals IP-adres, browsergegevens en cookiegegevens, voor zover deze worden gebruikt.

Ik verwerk alleen gegevens die nodig zijn om contact met je te onderhouden, een afspraak te plannen, een sessie of traject zorgvuldig uit te voeren, betalingen te verwerken en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

2. Bijzondere persoonsgegevens

Tijdens coaching, begeleiding of sessies kun je persoonlijke of gevoelige informatie delen, bijvoorbeeld over hoog gevoeligheid, emoties, stress, overprikkeling, gezondheid, gezinssituaties of persoonlijke ervaringen.

Deze informatie behandel ik met extra zorg. Ik vraag niet om meer informatie dan nodig is en jij bepaalt zelf wat je met mij deelt. Gevoelige informatie wordt alleen gebruikt om jou zo goed mogelijk te kunnen begeleiden.

HSP in Balans stelt geen medische diagnoses en vervangt geen arts, psycholoog of andere zorgverlener.

3. Doeleinden van de verwerking

Ik gebruik jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om contact met je op te nemen;

• om je vraag te beantwoorden;

• om een afspraak of traject in te plannen;

• om een sessie of begeleiding goed af te stemmen op jouw situatie;

• om facturen te maken en betalingen te verwerken;

• om mijn administratie bij te houden;

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht;

• om de website goed te laten functioneren;

• om mijn dienstverlening te verbeteren.

4. Grondslagen voor verwerking

Ik verwerk persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer je een afspraak maakt of gebruikmaakt van een dienst.

• Toestemming: wanneer je zelf gegevens aan mij verstrekt, bijvoorbeeld via een formulier, e-mail of tijdens een sessie.

• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie en fiscale bewaarplicht.

• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om contact te onderhouden, mijn dienstverlening te verbeteren of mijn website veilig te laten functioneren.

Je kunt toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekken.

5. Bewaartermijnen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.

• Administratieve en fiscale gegevens bewaar ik 7 jaar, zoals wettelijk verplicht.

• Gegevens rondom afspraken, sessies of trajecten bewaar ik zolang dit nodig is voor een goede begeleiding en administratie.

• E-mails en berichten bewaar ik alleen zolang dit nodig is om jouw vraag of traject goed te kunnen behandelen.

• Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Ik verkoop jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Soms is het nodig om gegevens te delen met partijen die mij helpen bij mijn dienstverlening of administratie, zoals:

• een boekingssysteem;

• een betaalprovider;

• een boekhoudprogramma of administratieve software;

• een webhostingpartij;

• een e-mailprovider;

• andere dienstverleners die nodig zijn voor de werking van de website of administratie.

Met partijen die namens mij persoonsgegevens verwerken, sluit ik waar nodig een verwerkersovereenkomst. Zij mogen jouw gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn ingeschakeld.

Gegevens worden alleen met andere partijen gedeeld wanneer dit nodig is, wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben.

7. Beveiliging van gegevens

Ik neem passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging. Denk hierbij aan beveiligde systemen, zorgvuldige omgang met wachtwoorden, beperkte toegang tot gegevens en het zorgvuldig bewaren van administratie en cliëntinformatie.

8. Contact via WhatsApp, e-mail of formulier

Wanneer je contact opneemt via WhatsApp, e-mail of een contactformulier, gebruik ik jouw gegevens om je bericht te beantwoorden.

Let op: communicatie via e-mail of WhatsApp is praktisch en toegankelijk, maar nooit volledig zonder risico. Deel daarom liever geen informatie die je niet via deze kanalen wilt versturen.

9. Boekingen en betalingen

Wanneer je een afspraak maakt via een boekingssysteem of een betaling doet via een betaalprovider, worden de gegevens verwerkt die nodig zijn om jouw afspraak en betaling goed af te handelen.

Denk hierbij aan je naam, contactgegevens, afspraakgegevens en betaalgegevens. Deze partijen hebben hun eigen verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens. Raadpleeg eventueel ook hun privacyverklaring.

10. Cookies en websitegebruik

De website van HSP in Balans kan gebruikmaken van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat worden geplaatst wanneer je de website bezoekt.

De website kan gebruikmaken van:

• functionele cookies, die nodig zijn om de website goed te laten werken;

• analytische cookies, om inzicht te krijgen in het gebruik van de website;

• eventuele cookies van externe diensten, bijvoorbeeld wanneer er een koppeling is met een boekingssysteem, video, kaart of social media.

Voor zover cookies toestemming vereisen, wordt deze toestemming gevraagd via de website.

11. Links naar andere websites

Op de website van HSP in Balans kunnen links staan naar andere websites, bijvoorbeeld naar Spirit Wings of een externe boekingspagina. HSP in Balans is niet verantwoordelijk voor de manier waarop andere websites met persoonsgegevens omgaan. Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende website.

12. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je hebt het recht om:

• te weten welke gegevens ik van jou verwerk;

• je gegevens in te zien;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• gegevens te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is;

• bezwaar te maken tegen verwerking;

• verwerking te laten beperken;

• je toestemming in te trekken;

• je gegevens over te laten dragen aan jezelf of een andere partij, wanneer dit van toepassing is.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@hspbalans.nl

Om zeker te weten dat het verzoek door jou is gedaan, kan ik vragen om je identiteit te bevestigen.

13. Klacht indienen

Als je vindt dat HSP in Balans niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaat, hoor ik dat graag. Dan kijk ik met aandacht naar je vraag of klacht. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op de website van HSP in Balans.

15. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop HSP in Balans met persoonsgegevens omgaat?

Neem dan contact op via:

Spirit Wings / HSP in Balans
E-mail: info@hspbalans.nl
Website: www.hspbalans.nl